Petržalskí úradníci medzi nami: Deň v archíve, noc v klube.

Nadnesene by sa dalo povedať, že registratúrne stredisko je centrálnou pamäťou miestneho úradu.
Je v ňom totiž sústredené všetko, čo prejde jednotlivými oddeleniami a referátmi – každá zmluva, uznesenie miestneho zastupiteľstva, ale aj sťažnosti, „dvestojedenástky“ (teda žiadosti o informácie podľa zákona 211), objednávky či matričné záznamy.

Nepochybne najväčšiu časť tohto kráľovstva dát a informácií tvoria záznamy stavebného úradu – plány budov, ich rekonštrukcií či rozloženia infraštruktúry pod povrchom mestskej časti. Aj z tohto dôvodu má stavebný úrad svoje špeciálne registratúrne stredisko na Haanovej ulici.

Dokopy má petržalský miestny úrad tri registratúrne strediská. Okrem Haanovej sídlia v budove Technopolu na Kutlíkovej a na Romanovej.

Aj keď sa dnes množstvo dát uchováva elektronicky, stále má značná časť svoju papierovú dvojičku. Pri takej rozsiahlej a ľudnatej mestskej časti ako Petržalka to znamená kilometre a kilometre spisov (pre zaujímavosť – objem archívov i registratúrnych stredísk sa skutočne počíta na bežné metre). Deväťdesiat percent z nich sa archivuje desať až tridsať, niektoré dokonca sedemdesiat rokov.

Nad tým, aby každý zamestnanec našiel to, čo potrebuje – no nemá to po ruke v príručnej registratúre vo svojej kancelárii – bdie správca registratúry. Od novembra 2023 je ním Viktor Wiedermann. Vyštudovaný historik do Petržalky prišiel z Topoľčian – s bohatými skúsenosťami zo Štátneho archívu v Nitre, pracovisko Archív Topoľčany.

Plné archívy
Dobu uchovávania registratúrnych záznamov definuje zákon o archívoch a registratúrach. Aby sa inštitúcie neutopili v papieroch, väčšina dokumentov sa môže po istom čase skartovať – predtým však musia prejsť vyraďovacím konaním, kde sa posúdi, laicky povedané, ich dôležitosť a nevyhnutnosť pre budúce generácie.

„Po prevzatí dokumentov z jednotlivých oddelení do registratúrneho strediska (spravidla ostávajú záznamy v príručných registratúrach dva roky, ale niektoré oddelenia alebo referáty si ich nechávajú dlhšie), musím sledovať lehoty „trvanlivosti“. Keď uplynie daná lehota, podľa toho, či je dokument označený Áčkom alebo nie, buď putuje do archívu, alebo sa skartuje. V oboch prípadoch však oslovujem Archív hlavného mesta Bratislavy, kam posielam návrh na vyradenie registratúrnych záznamov. Tam ich posúdia a povedia, ktoré záznamy môžu byť skartované a ktoré nie,“ vysvetľuje Wiedermann. Jedným dychom však dodáva, že „keďže už dlhší čas sú kapacity archívov naplnené, väčšina dokumentov aj tak nakoniec ostane u nás, na úrade.“

Digitalizácia záznamov
Ako dokáže pri toľkých záznamoch ustrážiť lehoty uchovávania? Samozrejme, žiadne budíky pri nich netikajú. „Máme v Technopole jedno registratúrne stredisko, ktoré je menšie, a keď som nastúpil, celé som si ho označil a zelektronizoval. Tam viem presne, čo už môžem vyradiť, kde sa to presne nachádza,“ prezrádza a dodáva – trochu neveriacky – že digitalizácia registratúrnych záznamov na úrade je novinkou. „Moji predchodcovia si to strážili tak nejako vizuálne,“ krčí ramenami a hovorí, že do budúcnosti by veľmi rád zrealizoval rovnaký proces aj v ostatných strediskách. „To by bol ideálny scenár, ale musí byť na to čas – a ten mi zatiaľ chýba,“ hovorí Wiedermann.

Možno tak trochu aj preto, že musí „behať“ medzi jednotlivými registratúrnymi strediskami, čo – aj keď sú relatívne blízko pri sebe – predsa len požiera drahocenné minúty. O tom, či samospráva plánuje vybudovať jedno centrálne registratúrne stredisko, zatiaľ nepočul. „O takýchto plánoch neviem, ale bolo by to super a najlepšie, ak by to bolo priamo na úrade,“ hovorí.

Ničenie podľa zákona
Spisy, papiere a dokumenty, pri ktorých sa rozhodne, že ich netreba ďalej skladovať, sa musia zničiť – ide totiž o citlivé dokumenty s údajmi, ktoré by sa dali zneužiť.

Wiedermann má na starosti aj manipuláciu so skartačnými boxami. „Skartačných boxov má každý referát zopár, podľa toho koľko ich potrebujú a skartujú veci podľa potreby, čiže napríklad šmíráky, ale aj papiere, ktoré obsahujú GDPR údaje. Potom príde skartačná firma a tá tieto boxy odnesie a zlikviduje v zmysle zákona č.136/2014 Z. z. o ochrane osobných údajov o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov. Okrem skartačných boxov odváža skartačná firma aj registratúrne záznamy, ktoré prešli vyraďovacím konaním a ich likvidácia bola odsúhlasená Ministerstvom vnútra Slovenskej republiky,“ objasňuje Wiedermann.

Styčný dôstojník pre informačný systém
Hoci napríklad v bratislavskom Starom Meste tamojšie registratúrne stredisko veľmi často navštevujú obyvatelia, aby – často len zo zvedavosti – pátrali v starých dokumentoch, v Petržalke to podľa Wiedermanna nebýva zvykom. „Obyvatelia skôr komunikujú s jednotlivými oddeleniami a referátmi, ktoré potom mne zadajú požiadavku na vyhľadanie,“ vysvetľuje. Čo Petržalčanov zaujíma najviac však povedať nevie, keďže referáty a oddelenia nešpecifikujú, či chcú vyhľadať ten-ktorý spis pre svoje účely alebo na základe dopytu od občana.

Správa „papierovej“ registratúry však nie je jedinou Viktorovou agendou. „Okrem tejto činnosti som ešte akýsi hlavný support, teda podpora pre zamestnancov, ktorí pracujú s naším informačným systémom Trimel. Keď im niečo nefunguje, obrátia sa na mňa. Samozrejme, nie všetko dokážem riešiť z mojej pozície, často musím komunikovať priamo s prevádzkovateľmi Trimelu, aby som požiadavky vyriešil,“ hovorí.

Na vysvetlenie: Trimmel je informačný, resp. elektronický systém na správu registratúry vo „vnútri“ úradu. Zjednodušene povedané – „keď nám niečo príde na úrad, podateľňa to zaeviduje v Trimeli a potom to posúva na jednotlivé oddelenia a referáty, kde si to už prerozdelia zamestnanci. A presne na to slúži tento informačný systém, aby to bolo všetko elektronické. Lebo, samozrejme, kedysi sa tie veci robili ručne – a niekde sa ešte aj robia – ale na takom veľkom úrade takej veľkej mestskej časti by to nebolo možné,“ objasňuje Wiedermann.

Ako dodáva, aj keď sa práca „archivára“ zvykne spájať s klišé o sivom introvertovi zahrabanom v starých dokumentoch, v jeho prípade to rozhodne neplatí. „Ja v registratúrnych strediskách trávim minimum času. Väčšinou tu, na úrade, a riešim viac-menej veci, ktoré sa týkajú informačného systému, nie som úplne zahrabaný v papieroch. Určite to nie je introvertná robota.“

Druhý život
Zatiaľ čo počas dňa Viktor Wiedermann bdie nad tým, aby sa každý zamestnanec či obyvateľ dostal k potrebným dokumentom, v noci žije druhý, úprimne, vzrušujúcejší život. Ak máte radi klubovú scénu a baví vás elektronická hudba, môžete ho stretnúť za dídžejským pultom – napríklad v bratislavskom Nu Spirit Bare.

„Vždy ma to nejako ťahalo hudobným smerom. Trinásť rokov som hral na gitaru, s DJingom som začal niekedy v roku 2010. To som ešte býval v Topoľčanoch, kde som začal robiť aj všelijaké elektronické hudobné akcie. Bola to moja dlhodobá vášeň, až sa to vyprofilovalo do mojich rôznych projektov, v ktorých sa venujem aj vlastnej tvorbe,“ prekvapuje Wiedermann.

Vydal už viacero albumov – ako FOM alebo Stereo Shift – zväčša v anglických alebo nemeckých hudobných vydavateľstvách. Darí sa mu? „Myslím si, že áno. Takúto hudbu robí na Slovensku málo ľudí. Zatiaľ sa s tým Slováci zoznamujú, ale mám veľkú odporu od Rádia FM, tí moju hudbu veľmi dobre prijímajú a aj ju hrávajú,“ teší sa Wiedermann. „A keď už teda spomíname tie albumy, koncom júna mi vyšiel ďalší v jednom veľkom nemeckom vydavateľstve s názvom 1990!

Martina Štefániková